Tobias Geisler
Prof. Dr. Lothar J. Seiwert ist "Deutschlands tonangebender Zeitmanagement-Experte" (FOCUS 1/2000). Seine Coaching- und Consultingfirma SEIWERT INSTITUT GmbH in Heidelberg hat sich auf die Themen Time- Management und Life-Leadership spezialisiert (www.seiwert.de). Er hat zahlreiche Bestseller zum Thema Zeit- und Selbstmanagement geschrieben, sein Buch: "Wenn Du es eilig hast , gehe langsam" steht seit zwei Jahren auf den Bestsellerlisten.

Hier gibt er Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Arbeit und Zeit effektiv für ihre eigenen Ziele einsetzen können:

Durch die Lebensvision zu den Zielen

Beruflicher Erfolg allein garantiert kein glückliches und erfülltes Leben. Hierfür ist mehr nötig. Das vergisst manche Fach- und Führungskraft. Deshalb steckt sie sich zwar berufliche Ziele, aber keine Lebensziele.

Sollen Ihre Taschen stets voller Geld sein? Wollen Sie die Karriereleiter möglichst weit nach oben klimmen? Vermutlich antworten Sie, wie 99 Prozent aller anderen Menschen, auf diese Fragen mit "ja". Doch garantieren Geld und beruflicher Erfolg ein glückliches und erfülltes Leben? Nein! Sie sind hierfür wichtig. Doch sie alleine garantieren ein solches Leben nicht. Hierfür muss es auch in den anderen Lebensbereichen "stimmen". Dies setzt eine gesunde Balance zwischen den vier Lebensbereichen "Beruf/Leistung", "Familie/Soziales", "Gesundheit" und "Sinn" voraus. Das ist leicht gesagt. Doch wie gelangt man zu einer solchen Balance?

Eine Voraussetzung hierfür ist, dass Sie eine Lebensvision haben. Nur wenn Sie wissen, was Ihnen in Ihrem Leben wirklich wichtig ist, können Sie Ziele für Ihr Leben formulieren und versuchen, diese zu erreichen. Vermutlich sagen Sie beim Lesen dieser Zeilen erneut: Leicht gesagt. Doch wie gelange ich zu einer Vision von meinem Leben?

Um diese zu entwickeln, müssen Sie sich zunächst Zeit nehmen und sich in aller Ruhe fragen:

* Was will ich?
* Was ist mir wirklich wichtig?
* Welches Gefühl will ich haben, wenn ich in 10, 20 oder gar 50 Jahren auf mein Leben zurückblicke?

Und dies nicht nur bezogen auf meine Arbeit, sondern auch auf die drei anderen Lebensbereiche. Doch Vorsicht: Eine Lebensvision lässt sich nicht in fünf Minuten entwickeln. Das erfordert Zeit. Zudem ein Tipp: Legen Sie sich ein Stück Papier und einen Bleistift oder Kugelschreiber parat, um sich Ihre Antworten auf obige Fragen zu notieren, denn was Sie nur denken, haben Sie schnell wieder vergessen.

Vielen Menschen fällt es jedoch schwer, sich einfach so hinzusetzen und ihre Lebensvision und ihre Lebensziele in Form eines Leitbildes zu fixieren. Ihnen schlage ich vor: Stellen Sie sich vor, Sie feiern Ihren 70sten Geburtstag. Überlegen Sie, wie verläuft die Feier. Sind Sie ein(e) alte(r), tatterige(r) Greis(in) oder ein(e) rüstige(r) Rentner(in), der/die das Leben in vollen Zügen genießt? Feiern Sie alleine mit einem/r Pfleger(in), einem Vertreter Ihres ehemaligen Arbeitgebers, ...? Oder werden Sie von Freunden, Ihrem Lebenspartner und Ihren Kindern und Enkelkindern umringt? Überlegen Sie sich dann, wer eine Rede auf Sie hält und welche Punkte Ihres Lebens angesprochen werden:

* Welche positiven Eigenschaften und Erfahrungen mit Ihnen heben die Redner hervor?
* Welche Verdienste, Erfolge und Lebensstationen würdigen sie?
* Was sollte tunlichst verschwiegen werden?

Schreiben Sie dies alles möglichst genau nieder. Dann wird Ihnen schnell deutlich, was Ihnen wirklich wichtig ist. Dann fällt es Ihnen auch leicht, Ihre Lebensziele zu formulieren.

Manch jungem Erwachsenen von 25 oder 30 Jahren mag der 70ste Geburtstag noch weit weg erscheinen. Ist er auch. Dann machen Sie dieselbe Übung. Nur stellen Sie sich vor, dass Sie Ihren 40sten Geburtstag feiern. Auch dann wird Ihnen klar, auf welche zentralen Eckpfeiler sich Ihr Lebensentwurf stützen sollte.

Leider wird vielen Menschen erst im Rückblick deutlich, in welche Richtung ihr Leben hätte laufen sollen. Doch dann ist es zu spät. Denn Ihre Vergangenheit können Sie nicht mehr gestalten, sondern nur noch verarbeiten, Ihre Zukunft aber schon. Deshalb denken Sie daran: Heute ist der erste Tag vom Rest Ihres Lebens.

Spaß am Leben, Spaß an der Arbeit

Viele Fach- und Führungskräfte hetzen, beruflich und privat, von einem Termin zum nächsten. Kein Problem, sofern sie dabei glücklich und ausgeglichen sind. Bedenklich wird es aber, wenn sie auf Dauer einen der vier Lebensbereiche Beruf/Leistung, Gesundheit, Sinn oder Familie/Soziales vernachlässigen. Dann droht der Kollaps.

"Arbeiten, arbeiten und nochmals arbeiten." In manchen Lebensphasen ist diese Devise sinnvoll. Zum Beispiel beim Berufseinstieg oder beim Jobwechsel. Oder wenn’s im Unternehmen "brennt". Doch wer auf Dauer nur noch Arbeit kennt, stellt irgendwann unweigerlich fest: Alle Energie ist aus meiner Batterie gewichen.

Dies geschieht häufiger als mancher "Workaholic" glaubt. Das beweisen die Daten der Krankenkassen. Auch ein Blick in die Managementmagazine zeigt dies. Dort ist das Phänomen "Burnout" eines der Top-Themen. Gleich gefolgt von Ratschlägen für Manager, wie sie ihren beruflichen Ausstieg mit 50 planen. Auch das belegt: Viele beruflich stark engagierte Personen haben ein gestörtes Verhältnis zu ihrer Arbeit. Denn warum sollten sie, wenn ihnen ihre Arbeit Spaß macht, von der "Rente mit 50" träumen?

Viele Fach- und Führungskräfte vergessen, dass sie auf Dauer nur leistungsfähig sind, wenn sie sich eine "gesunde" Balance zwischen den vier Lebensbereichen bewahren. Warum? Treiben wir mit unserem Körper Raubbau, leidet auf Dauer nicht nur unsere körperliche, sondern auch die geistige Leistungsfähigkeit darunter. Stellen wir eines Morgens beim Frühstück fest, unser Lebenspartner (nebst Kindern) ist verschwunden, mindert dies auch unsere Leistungskraft.

Über diese Zusammenhänge denken viele beruflich stark engagierte Personen wenig nach - zumindest solange nicht, bis sie geistig oder körperlich kollabieren. Der einzige Weg, dieser Gefahr zu entgehen, besteht darin, sich zu fragen: Was ist mir in meinem Leben wirklich wichtig? Außerdem: Was muss ich tun, um die Balance zwischen den vier Lebensbereichen zu wahren?

Vielen Machern fällt dieses "Runterschalten" schwer. Selbst in ihrer Freizeit können sie nicht den Fuß vom Gaspedal nehmen. Sogar, wenn sie zu Hause bei ihrer Familie oder in der Kneipe mit Freunden sitzen, gelingt es ihnen nicht abzuschalten. Gedanklich sind sie noch bei der Arbeit. Deshalb kommen sie geistig nie bei ihrer Familie/ihren Freunden an.

Hinzu kommt: Zahlreiche Fach- und Führungskräfte übertragen das Leistungsdenken, dem sie im Beruf huldigen, auf ihre Freizeit. Das zeigt sich zum Beispiel daran, wie sie Sport treiben. Mit heraushängender Zunge hecheln sie durch die Stadtparks, als gelte es einen Weltrekord zu brechen. Dabei wäre es für ihre Gesundheit wichtig, "lang und langsam" zu laufen.

Dass sich viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch in ihrer Freizeit so hetzen, liegt daran, dass manche latent die Angst plagt, sie könnten mit den Veränderungen, die sich in ihrem Umfeld vollziehen, nicht mehr Schritt halten. Deshalb geben sie immer mehr Gas. Hinzu kommt die Angst, nicht mehr "up-to-date" zu sein und etwas zu versäumen. Deshalb sind sie "ständig auf dem Sprung" und haken eine Aktivität nach der anderen ab.

Die Antwort auf den Tempo-Trend unserer Zeit kann nicht ein immer stärkeres Gasgeben sein. Vielmehr ist eine Balance zwischen Speed und Downsizing (Entschleunigung) nötig. Außerdem eine Lebensvision, die die vier Lebensbereiche in sich vereint. Diese fehlt vielen Personen. Sie können zwar sagen, was sie im Beruf, doch leider nicht, was sie in ihrem Leben erreichen möchten.

Alles unter einen Hut bringen

Wie soll ich alles schaffen? Dieser Gedanke überfällt uns oft panikartig. Packt er Sie regelmäßig? Dann tragen Sie vermutlich zu viele Lebenshüte auf Ihrem Kopf. Dann sollten Sie einige ablegen.

"Ich gleiche einem modernen Sisyphus." So lautet die nüchterne Bilanz mancher Fach- oder Führungskraft, wenn sie mal einen Augenblick Muße hat und über ihr Leben nachdenkt. "Irgendwie hetze ich von einem Termin zum nächsten und komme nicht zur Ruhe, und trotzdem habe ich stets das Gefühl, nicht allen Anforderungen gerecht zu werden."

Dieses Gefühl kennen viele beruflich stark engagierte Menschen. Entsprechend gestresst und stets in Eile laufen sie durchs Leben, von Herzbeschwerden, Arthritis, Magengeschwüren oder nervösen Spannungen geplagt. Dies mag dramatisch klingen. In den USA hat sich der Begriff "Hurry Sickness" (Hetz-Krankheit) jedoch schon eingebürgert.

Mit diesem Krankheitsbegriff werden meist Personen bedacht, die von folgendem irrigen Glauben beseelt sind: Ich muss nur all meine Aktivitäten ausreichend beschleunigen, dann kann ich alles erreichen. Gleich Magneten ziehen sie deshalb Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf sich. Folglich steigt auch ihre Belastung zusehends. Weshalb sie das Tempo stets steigern müssen. Eine Zeit lang geht dies auch gut; zumindest im beruflichen Bereich. Denn letztlich werden, wenn die Zeit knapp wird, stets die privaten Termine gestrichen. Denn es ist nie dringend, dass ich jogge. Denn es ist nie dringend, dass ich mit meinen Kindern spiele. Doch irgendwann ist es zu spät. Sei es, weil ich einen Herzinfarkt habe oder weil die Kinder erwachsen sind.

Eine Möglichkeit, wie Sie sich vor der Hetz-Krankheit schützen können, besteht darin, dass Sie sich überlegen, welche "Lebenshüte" Sie auf Ihrem Kopf tragen. Das heißt, indem Sie sich überlegen, welche unterschiedlichen Rollen Sie in Ihrem Leben spielen. Schließlich sind Sie nicht nur Arbeitnehmer, Kollege, Teammitglied und Fach- oder Führungskraft. Zugleich sind Sie als Mann zum Beispiel Vater, Sohn, Ehemann, Freund, Kegelbruder, Sänger, Tennisspieler, Elternbeirats-/Gemeinderatsmitglied - um nur einige mögliche Rollen zu nennen. Bei Frauen ist die Zahl der Rollen nicht geringer. Mein Tipp an Sie: Setzen Sie sich einmal ruhig hin und überlegen Sie sich, welche "Lebenshüte" Sie auf Ihrem Kopf tragen. Sind Sie sich darüber klar, können Sie sich weiter fragen:

* Welche Rollen wurden mir oktroyiert und
* welche will ich künftig ablegen?

Als Maßstab für Ihre Entscheidung sollte Ihnen hierbei Ihre Lebensvision dienen.

Wenn Sie all Ihre "Hüte" (Sie sollten sich auf maximal sieben beschränken) kennen, können Sie Ihr Leben gezielt planen. Ausgehend von Ihren Lebenszielen sollten Sie

* zunächst Ihre Jahresziele
* dann Ihre Monatsziele,
* dann Ihre Wochenziele und schließlich
* Ihre Tagesziele definieren.

So können Sie sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren, statt sich auf Nebenschauplätzen zu verzetteln, und kommen Ihren Lebenszielen immer ein Stückchen näher.

Wenn Sie sich so für Ihre Freizeit und Ihre Arbeit verbindliche Ziele und Termine setzen, bewegt sich Ihr Zeitmanagement auf einer neuen Ebene. Weil Sie nun Ihre Zeitplanung aus Ihrer Lebensvision ableiten, planen Sie nicht mehr nur Ihre Arbeits-, sondern auch Ihre Lebenszeit. Dann ist sichergestellt, dass Sie jeden der vier Lebensbereiche "Gesundheit", "Beruf", "Sinn" oder "Familie" angemessen berücksichtigen und keiner (zumindest auf Dauer) vernachlässigt wird. Dann sind Sie auf dem richtigen Weg zu einem glücklichen und erfüllten Leben.

Prioritäten setzen

Viele Fach- und Führungskräfte leiden unter einem großen Arbeitsdruck, weil sie Aufgaben nicht klassifizieren und delegieren können. Deshalb verzetteln sie sich und vergeuden Ihre Zeit mit Bagatell-Aufgaben.

Ertappen Sie sich auch manchmal dabei, dass Sie Aufgaben erledigen, die Sie an Kollegen, Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren könnten? Wenn ja, dann geht es Ihnen wie fast allen Fach- und Führungskräften, denn hierbei handelt es sich um eine klassische "Zeitfalle", in die viele gerne tappen. Warum "gerne"? Oft ist es geradezu entspannend, nachdem man zum Beispiel stundenlang über einem Projektentwurf grübelte, Briefe einzutüten und zu frankieren. Teilweise fördert dies sogar das Arbeitsklima. Zum Beispiel, wenn Sie als Führungskraft ab und an solche Bagatell-Arbeiten erledigen, um Ihren Mitarbeitern zu signalisieren: "Ich bin mir für solche Aufgaben nicht zu schade." Problematisch wird das Nicht-Delegieren aber, wenn Sie deshalb Ihre wirklich wichtigen Aufgaben nicht erledigen und abends das Gefühl haben: "Den ganzen Tag war ich beschäftigt, doch zu meinen eigentlichen Aufgaben kam ich nicht."

Vielen Fach- und Führungskräften fällt es schwer, zu entscheiden: Welche Aufgaben soll und kann ich an Kollegen, Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren? Dies hängt von deren Qualifikation und der Art der Aufgaben ab.

Um diese klassifizieren zu können, sollten Sie zunächst zwischen "wichtigen" und "dringlichen" Aufgaben unterscheiden. Dringlich sind alle Aufgaben, hinter denen ein Termin steht; die Aussage "wichtig" hingegen bezieht sich auf den Inhalt der Arbeit. Hieraus abgeleitet können Sie dann vier Arten von Aufgaben unterscheiden:

A-Aufgaben (wichtig und dringlich):
Hierzu zählen alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich, die für die Zukunft des Unternehmens wichtig sind und hinter denen ein Termin steht. Sie dürfen nicht auf die lange Bank geschoben werden, zudem müssen sie von Ihnen, sofern Sie die nötige Kompetenz und/oder Entscheidungsgewalt haben, selbst erledigt werden.

B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringlich):
Hierzu zählen alle Aufgaben, die zwar wichtig sind, hinter denen aber kein Termin steht. Auch diese Aufgaben müssen Sie, sofern sie in Ihren Arbeitsbereich fallen, selbst erledigen, wenn auch nicht unbedingt heute oder morgen.

C-Aufgaben (nicht wichtig, aber dringlich)
Dies sind die klassischen Aufgaben zum Delegieren. Hierzu zählen alle Routinetätigkeiten wie Unterlagen kopieren, die Standard-Geschäftskorrespondenz erledigen. Kurz: Alle Aufgaben, die auch eine andere Person ebenso gut wie Sie (oder eventuell sogar besser) erledigen kann.

D-Aufgaben (nicht wichtig und nicht dringlich)
Diese Aufgaben können Sie in der Regel dem Papierkorb anvertrauen. Auf diese sollten weder Sie noch Kollegen noch externe Dienstleister Zeit verwenden.

Wenn Sie, basierend auf dieser Analyse der Aufgaben Ihren Tagesplan erstellen, sollten Sie jedoch zwei Dinge beachten:

* Ein großer Teil unseres Arbeitsdrucks entsteht oft dadurch, dass wir B-Aufgaben so lange vor uns herschieben, bis sie plötzlich dringlich sind.

Viele B-Aufgaben sind nie dringlich, obwohl sie wichtig und für den künftigen Erfolg mit entscheidend sind. So ist es zum Beispiel dringlich, dass Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Bereich effektiver gestalten. Wenn Sie es aber nicht tun, ist Ihr Unternehmen irgendwann nicht mehr konkurrenzfähig. Ebenso ist es mit Ihrer Weiterbildung. Auch sie ist nie dringlich. Wenn Sie sich aber nicht weiterbilden, wird Ihre Arbeitskraft irgendwann nicht mehr gebraucht.

Visionen realisieren

Für mich persönlich sehr wichtig! Sie haben eine Vision von ihrem Leben? Wunderbar! Doch gelingt es ihnen auch, diese in Ihrem Alltag zu realisieren? Zahlreichen Männern und Frauen fällt dies schwer.

Viele Fach- und Führungskräfte haben eine klare Vision von ihrem Leben. Zum Beispiel: In zehn Jahren will ich Unternehmensleiter mit einem Jahresgehalt von 300 000 Mark sein. In 15 Jahren will ich ein Haus und zwei Kinder haben, und in 25 Jahren will ich damit anfangen, etwas kürzer zu treten. Vielen gelingt es aber nicht, diesen "Traum" zu realisieren. Warum? Im Alltagstrubel verlieren sie ihre Vision oft aus dem Blickfeld. Und lehnen sie sich dann - zum Beispiel im Urlaub - einmal entspannt zurück, stellen sie enttäuscht fest: Leider kam ich im vergangenen Jahr meinen Zielen kaum näher.

Kennen Sie das? Dann fehlt Ihnen vielleicht eine adäquate Jahres-, Monats- und Wochenplanung. Denn sie sind die Instrumente, mit denen Sie Ihre großen, hehren Ziele im Alltag realisieren können. Sie können die Lücke zwischen Ihrem "Lebenstraum" und Ihrem Alltag schließen. Wie?

Damit wir unsere Lebensziele erreichen, müssen wir meist ein ganzes Bündel von Aufgaben erfüllen. So zum Beispiel, wenn unser Lebensziel lautet: Unternehmensleiter mit einem Jahresgehalt von 300 000 Mark. Hierfür müssen wir zunächst eine entsprechende Erstausbildung absolvieren. Dann uns einen Arbeitsplatz suchen, bei dem wir die nötige Erfahrung sammeln können. Parallel zur Arbeit müssen wir eventuell Weiterbildungen besuchen, um uns beispielsweise die noch fehlenden betriebswirtschaftlichen Kenntnisse anzueignen. Weiterhin müssen wir eventuell einen strategischen Stellenwechsel vollziehen, um unser Qualifikationsprofil abzurunden.

All diese Aufgaben schieben wir jedoch gerne auf die lange Bank. "Die Weiterbildung kann ich auch in einem halben Jahr beginnen." "Die Stelle kann ich auch noch nächstes Jahr wechseln." Stimmt! Doch irgendwann stellen wir enttäuscht fest: Leider ist es nun zu spät.

Deshalb sollten Sie sich ab und zu fragen: Welche Aufgaben muss ich erfüllen, damit ich meinem Ziel näher komme? Diese Aufgaben sollten Sie in Ihrem Jahresplan schriftlich fixieren. Dann erfährt Ihr Ziel "Unternehmensleiter werden" die erste Konkretion.

Aus den Jahreszielen können Sie dann Teilaufgaben für die einzelnen Monate ableiten. Zum Beispiel: Bis Ende November will ich entscheiden, bei welchem Anbieter ich die Weiterbildung absolviere. Dieses Ziel können Sie dann wiederum in mehrere Teilaufgaben gliedern. Zum Beispiel: Bis zum Ende der ersten Novemberwoche will ich einen Überblick darüber haben, wer eine Ausbildung, die meinen Vorstellungen entspricht, anbietet. Bis zum Ende der zweiten Woche soll das Info-Material auf meinem Tisch liegen. Und so weiter.

Aus diesen Zielen können Sie dann wiederum Tagesaufgaben ableiten. Beispielsweise: Am Montag recherchiere ich im Internet, welche passenden Anbieter es gibt. Sie sehen: So wird das zunächst abstrakte Ziel "Zusatzausbildung absolvieren" zunehmend konkret. Und außerdem: So ergeben sich viele kleine Teilaufgaben, die Sie in Ihren Alltag einplanen und bewältigen können. Sie sind keine Sonderaufgaben mehr, die Sie vor sich herschieben.

Indem Sie so vorgehen, verschaffen Sie sich auch Erfolgserlebnisse. Womit? Am Ende jeder Woche, jedes Monats oder jedes Jahres können Sie viele Teilaufgaben abhaken. Sie können sich zufrieden zurücklehnen und sich sagen: Schon wieder kam ich meinem Lebensziel einige Schritte näher!

Die Zahl der Störungen reduzieren!

Unangemeldete Besucher, klingelnde Telefone, Rat suchende Mitarbeiter - mit solchen Störungen kämpfen die meisten Fach- und Führungskräfte täglich. Entsprechend schwer fällt es ihnen, sich auf schwierige Arbeiten zu konzentrieren. Doch die Zahl der Störungen kann reduziert werden ...

FANG AN! Zwei Wörtchen nur doch hängt was dran! (Will Schirp)

Alles Gute wünscht Ihnen Ihr Tobias Geisler